·
مفهوم تنظيم مقابلات
المدير:
يقصد بتنظيم مقابلات المدير، تنظيم وقته فيما يتعلق بالنشاطات والأعمال التي
يؤديها في المكتب والتي تتضمن استقبال
المراجعين وإدارة الاجتماعات والمقابلات
أو اللقاءات الفردية، والسفريات.
·
أهمية تنظيم مقابلات
المدير:
يعتبر تنظيم المقابلات والزيارات لمكتب المدير من النشاطات الرئيسية التي يقوم بها
السكرتير، ويعتمد عليها المديرون بشكل كبير في أداء مهامهم على الوجه الصحيح بما
يحقق الأهداف التي تسعى إليها المنشأة بأعلى درجة من الكفاءة. وتتلخص أهمية تنظيم الزيارات والمقابلات لوقت المدير فيما
يلي:
§
استغلال
الوقت المتاح للمدير بفاعلية.
§
أداء مزيد من النشاطات
للمنظمة الإدارية.
§
إتاحة الفرصه للمدير
للتخطيط لأعمال المنظمة بكفاءة.
§
اتخاذ
القرارات السليمة نتيجة لإعطاء المدير الوقت الكافي لدراسة الموضوعات والبت فيها.
§
ترك الانطباع
الحسن عن الإدارة وعلاقاتها مع المراجعين والزائرين لمكتب المدير.
·
العوامل التي يجب
مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات: على السكرتير مراعاة
عدة عوامل عند قيامه بتنظيم مواعيد مقابلات الزائرين للمدير، ومن أهم تلك العوامل
مايلي:
§
الوقت المتاح للمدير.
§
الوقت المناسب للزيارة.
§
مدة الزيارة.
§
تسجيل كافة المواعيد
لدى مدير المكتب وتزويد المدير بنسخة منها.
§
التأكد من تسجيل جميع
المعلومات عن الزائر وأرقام هواتفه وموضوعه.
§
تحديد مدة زمنية
للزيارة.
§
إبلاغ صاحب الموعد
بالزيارة أو بأي مستجدات أخرى حولها (كالإلغاء أو
التأجيل).
·
مفهوم استقبال
الزائرين: الهدف
من استقبال الزائرين هو بناء
علاقات قوية ومتينة بين المنشآت التجارية والمراجعين، وكلما كان انطباع
المراجعين عن المنشأة إيجابياً زادت الثقة
في التعامل معها. لذا فإنه من الأهمية
بمكان أن يدرب السكرتير تدريباً مميزاً للقيام بواجباته كسكرتير بكفاءة عالية ومن
ذلك تنظيم المقابلات والزيارات لمكتب المدير واستقبال الزوار. لذا يجب على
السكرتير أن يراعي عدة عوامل عند استقبال الزائرين من أهمها:
§
الترحيب بالزوار بلباقة.
§
اظهار الحفاوة والاهتمام
بهم.
§
إشعارهم باهتمامك
بمصالحهم.
§
العناية بالزوار حتى انتهاء
الزيارة.
§
عدم الخوض مع الزوار في
أحاديث جانبية أو خاصة.
§
توفير متطلبات الزيارة
حسب التعليمات المتبعة.
§
الإعداد والتحضير
المناسب للزيارة بحسب نوعية الزائرين.
§
أن تكون منصتاً جيداً
للزائرين بحيث تفهم مايريده الزائر منك بوضوح.
§
أن تكون لبقاً في
تعاملك مع الزوار.
§
معرفة أماكن تواجد
المدير باستمرار حتى يمكن تذكيره بالمقابلات.
§
عدم الاعتماد على
الذاكرة في تسجيل مواعيد المدير.
أنواع
الزائرين وكيفية التعامل معهم:
بحكم عملك كسكرتير من الطبيعي أن تواجه عدة
انواع من المراجعين، من حيث مؤهلاتهم ومستواهم الفكري وأمزجتهم وغير ذلك من
العوامل النفسية . لذا يجب عليك أن تتعامل وتتكيف مع الفئات المختلفة من الزوار
لمكتب المدير محاولاً إرضاءهم وكسبهم.
ويمكن تصنيف الزائرين وكيفية التعامل معهم على النحو التالي:
§ زائر أعلى مرتبة من
المدير:
يتعامل السكرتير مع هذه الزيارة بصورة عاجلة، وذلك بإبلاغ المدير بالزائر ومركزه
الوظيفي إذا كان هناك مجال لذلك.
§ زائر صديق أو قريب
للمدير:
يتميز هذا النوع من الزيارات بالطابع الاجتماعي والشخصي ، ويجب أن يكون هناك تفاهم
بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع هذه الزيارات ، وبالتالي فان السكرتير
يتبع كافة الارشادات المعطاة له من قبل المدير لتنفيذ هذه الزيارة.
§ زائر من موظفي المنشأة: تتميز هذه الزيارة بطبيعتها الرسمية، ويجب على
السكرتير أن يتعرف على هدف أو أهداف الزيارة ومدى علاقتها بالعمل، وعلى السكرتير
في هذه الحالة إتمام المقابلة لكي لا يتم تأجيلها أو إلغاؤها مما قد يكون له الأثر
السلبي في الإضرار أوالتعطيل لمصلحة العمل.
§ زائر بدون موعد سابق: كثيراً
مايواجه السكرتير هذا النوع من الزيارات، فعلى السكرتير أن يتعامل معها بلباقة
وذكاء وذلك بمعرفة أسباب الزيارة فإذا كانت ملحة ولا يوجد مجال لتأجيلها فيجب عليه
إبلاغ مديره بذلك وأخذ موافقته عليها. وإن كانت غير ذلك فإما أن يقوم السكرتير
بتحديد موعد لمقابلة المدير أو تحويل الزائر لجهة أخرى تستطيع أن تؤدي الخدمة له.
§ زائر غير مرغوب في
مقابلته:
كثيراً من الأحيان تجد المديرين لايرغبون
في مقابلة بعض الزوار وذلك لعدة أسباب. ويجب على السكرتير في هذه الحالة أن يتعامل
مع الزائر غير المرغوب في مقابلته بلباقة وكياسة وذلك بإبلاغه
بأن جدول المدير مشغول جداً ولايسمح بالمقابلة وفي نفس الوقت محاولة مساعدته في حل
مشكلته كتحويله لجهة أخرى تستطيع خدمته.
§ زائر بموعد سابق: يجب على
السكرتير أي يستقبل جميع الزوار بحفاوة وترحيب، وبالأخص الزوار الذين يحملون
موعداً سابقاً لمقابلة المدير، حيث يتم إستقباله والترحيب به ومن ثم الاستئذان منه
باعطاء المدير خبراً بوصوله، ومن ثم إعطاؤه
الفرصة للدخول لمقابلة المدير.
§ زائر بموعد سابق
والمدير غير موجود: قد يقع السكرتير في حرج في مقابلة بعض الزوار
الذين لديهم مواعيد لمقابلة المدير والمدير يكون غير موجود لأسباب
طارئة. لذا يجب على السكرتير الاعتذار
للزائر وشرح الأسباب وتحديد أقرب موعد لاحق لمقابلة المدير وبما يتماشى مع
إمكانيات وقت الزائر. مع ملاحظة أنه من الضروري على
السكرتير أخذ أرقام هواتف الزوار حين
تحديد المواعيد للاعتذار لهم في حالة غياب
المدير لسفره أو ارتباطه باجتماع
طارئ.
فيما يلى بعض النماذج التي يحتاجها السكرتير لتنظيم مقابلات
زوار المدير.
نموذج سجل الزيارات
|
اليوم
التاريخ
|
اسم الزائر
|
الوظيفة
|
العنوان والهاتف
|
ما تم خلال الزيارة
|
|
|
|
|
|
|
المفكرة اليومية
|
اليوم
التاريخ
|
السبت /
/ 14هـ
|
8.00 – 8.30
8.30 – 9.00
|
مقابلة
مع مدير عام الشؤون الادارية السيد/00000000
مقابلة
مع مندوب شركة ...............................
|
|
9.00
– 9.30
9.30 – 10.00
|
زيارة
تفقدية لقسم التعدين ..............................
اجتماع مع مسؤولي قسم التعدين........................
|
|
10.00
– 10.30
10.30 – 11.00
|
مراجعة
تقرير شراء معدات ............................
اجتماع
مع سعادة المدير العام ..........................
|
|
11.00
– 11.30
11.30 – 12.00
|
مراجعة
تقرير قسم الصيانة ..............................
مراجعة
العروض المقدمة من شركة......................
|
المفكرة
الشهرية
4. شهر " ذو الحجة " لعام
1423هــ
|
||||||
|
السبت
|
الأحد
|
الاثنين
|
الثلاثاء
|
الأربعاء
|
الخميس
|
الجمعة
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
|
28
|
29
|
30
|
|
|
|
|
نموذج المفكرة الأسبوعية
من تاريخ: / /
14هـ الـى تاريخ: / / 14هـ
.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ماهي خطوات استقبال الزائرين استقبال وتحديد موعد
ردحذفلقد اعجبني المقال بشدة وشكرًا على المعلومات
ردحذفشكرا
ردحذف